Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

agents. ist eine Arbeitsanwendung für Teams. Ihr arbeitet mit vorkonfigurierten KI-Personas, unseren Agents, und mit Agi, unserem eingebauten Assistenten, an Texten und anderen Inhalten. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei entstehen, wer sie sehen kann, wo sie verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

• Eure Eingaben werden an das verwendete KI-Modell übermittelt. Dazu können frühere Nachrichten, Dateiinhalte, Wissensausschnitte und Ergebnisse aktivierter Werkzeuge gehören. Je nach Modell verarbeiten wir diese Daten selbst oder über externe Anbieter. Auch ein eigener Modellserver kann einen externen Ersatzdienst haben. Abschnitt 6 erklärt diese Wege.
• Ob neue Conversations zunächst privat oder für das Team freigegeben starten, legt ein Team-Admin für das Team fest. Wer eine Conversation beginnt, sieht diese Voreinstellung vor der ersten Nachricht und kann sie für die eigene Conversation ändern; eine freigegebene Conversation lässt sich wieder privat stellen, solange niemand sonst darin geschrieben hat. Eine private Conversation können andere Teammitglieder erst lesen und weiterführen, wenn die erstellende Person sie freigibt. Auch Team-Admins erhalten durch ihre Rolle keinen Zugang zu nicht freigegebenen Conversations. Davon getrennt ist der Verwaltungszugriff berechtigter sblum-Mitarbeitender nach Abschnitt 7.
• Kein Modelltraining bedeutet nicht keine Speicherung. Externe Anbieter können Daten für den Betrieb, die Missbrauchsprüfung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten zeitweise aufbewahren. Die jeweiligen Fristen stehen in Abschnitt 6.

Verantwortlich für die hier beschriebenen eigenen Verarbeitungen ist die sblum GmbH. Für die Verarbeitung der Inhalte eures Unternehmens ist grundsätzlich euer Unternehmen verantwortlich. Kontakte und Rollen erläutern die Abschnitte 2 und 3, eure Rechte Abschnitt 12.

2. Wer wofür verantwortlich ist

sblum als Verantwortlicher: Soweit wir eigene Zwecke verfolgen, verantworten wir insbesondere die Verwaltung des Plattformzugangs, die Sicherheit unseres Dienstes, Vertrags- und Abrechnungsnachweise sowie die Bearbeitung unmittelbar an uns gerichteter Anfragen und Rückmeldungen. Die jeweils einschlägigen Zwecke und Rechtsgrundlagen werden nachfolgend genannt.

Euer Unternehmen als Verantwortlicher, sblum als Auftragsverarbeiter: Conversations, Wissensdokumente, Agent-Konfigurationen und sonstige bereitgestellte Arbeitsinhalte verarbeiten wir zur Erbringung des Dienstes nach Weisung des Unternehmens, das agents. einsetzt. Das gilt auch für inhaltliche Kopien, die zur technischen Nachvollziehbarkeit einer Antwort gespeichert werden, und für weisungsgebundenen Support. Die Anforderungen daran sind in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu regeln. Diese Erklärung ersetzt diesen Vertrag nicht.

Persönliche Inhalte: Persönliche Skills und Textbausteine gehören eurem Konto und nicht einem Unternehmen; sie gelten teamübergreifend. Anders als sonstige Arbeitsinhalte gehören sie damit keinem Unternehmen. Für diese Inhalte verarbeitet sblum Daten eures Kontos, soweit sie zur Bereitstellung der Funktion nötig sind. Wer für persönliche, teamübergreifende Inhalte Verantwortlicher ist, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt. Sobald ein Inhalt als Team-Kopie übernommen oder in einer Conversation eines Teams verwendet wird, gilt für ihn Abschnitt 2 wie für andere Arbeitsinhalte.

Euer Unternehmen muss insbesondere bestimmen, welche personenbezogenen Daten es in agents. verarbeiten darf, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange es sie für seinen Zweck benötigt. Diese Angaben erhaltet ihr in dessen Datenschutz- oder Mitarbeitendeninformation. Die bloße Zugehörigkeit zu einem Team begründet keine uneingeschränkte Befugnis, personenbezogene Daten anderer Personen zu verwenden.

Wir beschreiben die Verarbeitung der Arbeitsinhalte hier ebenfalls, damit ihr die tatsächlichen Datenwege nachvollziehen könnt. Eine Nutzung von Kundeninhalten zu eigenen Verbesserungszwecken ist von der weisungsgebundenen Verarbeitung zu unterscheiden; hierzu siehe Abschnitt 7.

3. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

sblum GmbH
Willy-Brandt-Allee 4
81829 München, Deutschland

Telefon: +49 89 21 539 539-0
E-Mail: kontakt@sblum.de

Vertreten durch Sebastian Blum. Handelsregister: HRB 179490, Amtsgericht München. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE266073358.

Datenschutzbeauftragter:
ComFor-IT® GmbH & Co. KG, Datenschutz
Bahnhofstraße 6
84405 Dorfen

Telefon: 08081-60499-50
E-Mail: datenschutz@comfor-it.de

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Konto, Einladung und Anmeldung

Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, einen gegebenenfalls hinterlegten Passwort-Hash, Registrierungs- und Sitzungsdaten, Teamzugehörigkeiten, Rollen und Mitgliedschaftsstatus sowie ein gegebenenfalls gewähltes Profilbild. Ein Team hat Mitglieder und Team-Admins; genau ein Team-Admin ist zusätzlich als Inhaber gekennzeichnet.

Der Zugang entsteht durch eine Einladung oder über die in Abschnitt 9 beschriebene karlsCORE-Anbindung. Bei einer Einladung wird die E-Mail-Adresse bereits gespeichert, bevor die eingeladene Person ihr Konto eingerichtet hat.

Zweck sind die Anmeldung, Zugangsverwaltung und Durchsetzung von Berechtigungen. Soweit ein Vertrag mit der betroffenen Person besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage. Bei Beschäftigten unserer Unternehmenskunden stützen wir die eigene Zugangsverwaltung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser und des Kunden Interesse an einem gesicherten, personenbezogen zugeordneten Zugang.

4.2 Conversations und Nachrichten

Im Auftrag eures Unternehmens speichern wir eure Nachrichten, KI-Antworten, Titel, Zeitpunkte, Urheberzuordnung und Freigabestatus. Außerdem wird festgehalten, welches berechtigte Mitglied eine Conversation zuletzt wann geöffnet hat. Der zunächst vorgeschlagene Titel entsteht aus dem Anfang der ersten Nachricht; dafür erfolgt kein zusätzlicher KI-Aufruf.

In jeder Conversation antwortet Agi, solange kein Agent angesprochen ist. Ein Agent kann einer Conversation hinzugefügt und wieder entfernt werden; das wirkt nur auf künftige Antworten. Agi ist kein Agent: Seine Anweisungen schreibt und versioniert sblum selbst, ein Team konfiguriert sie nicht. Ein hinzukommender Agent und Agi lesen den gesamten sichtbaren Verlauf der Conversation, also Nachrichten der Mitglieder, Antworten anderer Antwortender mit Absenderangabe und Anhangsinhalte; nicht gelesen werden dabei die Anweisungen oder Wissensdokumente eines anderen Agents und die privaten Hilfe-Verläufe nach Abschnitt 4.11.

Pro Nachricht können bis zu 5 Dateien angehängt werden. Bei einem Dokument werden Dateiname und ausgelesener Text mit der Nachricht verarbeitet; die Originaldatei wird nach der Textextraktion verworfen. Der ausgelesene Text bleibt als Bestandteil der Conversation gespeichert und kann an das KI-Modell übermittelt werden. Bilder (PNG, JPEG, WebP; höchstens 5 MB und 4096 Pixel je Seite, höchstens 20 Bilder je Conversation) werden dagegen im Original in unserem Objektspeicher (UpCloud, Abschnitt 5) abgelegt und an das Modell übermittelt, sofern es Bilder verarbeitet; für dessen Verarbeitungsort gilt Abschnitt 6.2.

Agi und Agents können mit dem Werkzeug „Bild erzeugen“ ein Bild erstellen. Der Beschreibungstext geht dafür an das Bildmodell hinter unserer Vermittlungsstelle; das Bild wird als Dokument der Conversation im Objektspeicher abgelegt. Ein Bildmodell, das wir als außerhalb der EU verarbeitend eingestuft haben, wird nicht angeboten. Wo das Bildmodell Daten verarbeitet, ist noch nicht abschließend bestätigt. Bei einer Bearbeitung gehen zusätzlich die gewählten Bilder (hochgeladene oder zuvor erzeugte) an das Bildmodell.

Agi und Agents können mit dem Werkzeug „Dokument anlegen“ Dokumente in der Conversation erstellen. Sie sind für Mitglieder, die die Conversation sehen, bearbeitbar; Markdown-Dokumente lassen sich als Markdown oder Word-Datei herunterladen. Die Dokumente sind Teil der Conversation und folgen ihrer Löschung; für erzeugte Bilder gilt die Einschränkung in Abschnitt 10.1.

KI-Kennzeichnung im Word-Export. Die Word-Datei kennzeichnet sich als KI-Erzeugnis, damit sie auch außerhalb von agents. erkennbar bleibt. Dazu enthalten ihre Dateieigenschaften als Autor „agents (KI)“, als „Zuletzt geändert von“ den Namen des exportierenden Mitglieds (bei leerem Namen oder einem Namen mit „@“ stattdessen „Teammitglied“) und die Angaben „Exportiert von <Name> am <Datum>“ sowie die Kennzeichnungen „AIGenerated“, „AIExportedBy“ und „AIExportedAt“. Der Name des exportierenden Mitglieds steht damit in einer Datei, die agents. verlässt. Bevor ihr die Datei weitergebt, prüft die Dateieigenschaften.

Die Verarbeitung dient der Chatfunktion und, bei freigegebenen Conversations, der Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage der Inhaltsverarbeitung ist diejenige des verantwortlichen Unternehmens; sblum handelt hierbei als Auftragsverarbeiter.

4.3 Agent-Konfigurationen und Wissensdokumente

Zu den Arbeitsinhalten gehören auch die Konfigurationswerte eines Agents und die Team-Variablen, beispielsweise Angaben zum Unternehmen oder zu Zielgruppen. Team-Admins können einem Agent Wissensdokumente bereitstellen. Hier speichern wir im Unterschied zu Chat-Anhängen auch die Originaldatei. Zusätzlich entstehen Textabschnitte und mathematische Suchrepräsentationen, sogenannte Vektoren.

Die Aufbereitung erfolgt durch einen von sblum betriebenen Dienst. Passende Textabschnitte können anschließend in eine Anfrage an das verwendete Sprachmodell aufgenommen werden. Personenbezogene Angaben in solchen Abschnitten erreichen dann auch dessen Betreiber.

Agi ergänzt keine Persona-Konfiguration, Team-Variablen oder Wissensdokumente eines Agents. Aktivierte Werkzeuge können ihm jedoch andere externe Inhalte liefern, siehe Abschnitte 6.6 und 6.7.

4.4 Nutzungszahlen und inhaltliche Aufrufprotokolle

Wir erfassen die verwendete Modellkonfiguration, gegebenenfalls die Persona-Version, Team- und Vorgangszuordnung, Zeitpunkte, verarbeitete Textmengen, geschätzte Kosten und gegebenenfalls kostenpflichtige Werkzeugaufrufe. Diese Angaben dienen dem Betrieb, der Kostenzuordnung und nachvollziehbaren Nutzungsnachweisen. Für eigene Vertragszwecke gelten Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO; gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Getrennt davon enthalten Aufrufprotokolle auch inhaltliche Daten. Gespeicherte Eingabewerte, eingeblendete Wissensabschnitte sowie Werkzeugargumente und Werkzeugergebnisse können personenbezogene Angaben enthalten. Aus diesen Bestandteilen lässt sich eine Anfrage weitgehend nachvollziehen. Dass die vollständig zusammengesetzte Anfrage nicht als eigener Text gespeichert wird, macht diese Aufzeichnungen nicht inhaltsfrei.

Diese inhaltlichen Bestandteile dienen der Nachvollziehbarkeit und weisungsgebundenen Fehlerklärung. Für sie gelten die Regeln für Kundeninhalte und die Löschung zusammen mit der betreffenden Conversation. Eine längere Aufbewahrung reiner Abrechnungszahlen erstreckt sich nicht automatisch auf diese Inhalte.

4.5 Sicherheitsereignisse und Verwaltungszugriffe

Wir erfassen unter anderem Anmeldeereignisse, abgewiesene Zugriffe, Zugriffsversuche auf den Verwaltungsbereich, ausgelöste Schutzregeln, gemeldete Fehlalarme und erkannte Versuche, geschützte Persona-Anweisungen auszulesen. Die Aufzeichnungen enthalten insbesondere Ereignisart, Zeitpunkt und, soweit zuordenbar, handelnde Person, Team und betroffene Conversation.

Verwaltungszugriffe auf Teamdaten werden gesondert mit zugreifender Person, Zweck und Zeitpunkt dokumentiert. Änderungen an Team-Einstellungen protokolliert zusätzlich das Änderungsprotokoll nach Abschnitt 4.13. Den gesonderten Umgang mit Rückmeldungen erklärt Abschnitt 4.9.

Grundlage eigener Sicherheitsverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Missbrauch und unberechtigte Zugriffe zu erkennen, Vorfälle aufzuklären und die Sicherheit der Plattform nachzuweisen. Soweit wir im Auftrag handeln, dienen die Maßnahmen zugleich der Sicherheit nach Art. 32 DSGVO.

4.6 Technische Protokolle und IP-Adressen

Die Betriebsprotokolle unserer Anwendung enthalten insbesondere Zeitpunkt, Modul, technische Vorgangskennungen sowie gegebenenfalls Team- und Conversation-Kennungen. IP-Adressen werden im Anwendungsprotokoll nicht für jeden Aufruf gespeichert, sondern insbesondere beim Auslösen einer Anfragebegrenzung. Dabei wird eine IPv6-Adresse auf ihren Netzbereich gekürzt; eine IPv4-Adresse wird vollständig erfasst.

Bei der Auslieferung über Bunny.net entstehen zusätzliche Zugriffsprotokolle. Diese können die vollständige IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Status und technische Angaben zum Zugriff enthalten. Die IP-Anonymisierung ist dort nicht aktiviert. Die Rohprotokolle werden bis zu drei Tage aufbewahrt. Eine zusätzliche dauerhafte Protokollspeicherung oder Weiterleitung dieser Protokolle ist nicht eingerichtet.

Für unsere Server- und Zugriffsprotokolle gilt eine Frist von sieben Tagen. Diese Frist ist eine Regel für unseren Betrieb und keine Behauptung über eine allgemeine Standardfrist von Hetzner. Gesonderte Sicherheitsnachweise nach Abschnitt 4.5 und Fehlerereignisse nach Abschnitt 4.7 haben eigene Fristen.

Zweck sind zuverlässiger Betrieb, Fehlerklärung und Missbrauchsabwehr; Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.7 Fehler- und Leistungsüberwachung mit Sentry

Wir verwenden Sentry, um technische Fehler zu erkennen und zu beheben sowie die Leistungsfähigkeit der Anwendung zu überwachen. Dazu verarbeiten wir serverseitige Fehler- und Ablaufdaten sowie technische Berichte aus dem Browser.

Browserberichte enthalten insbesondere Fehlertyp, technische Fehlerstelle, Seitenmuster ohne konkrete Kennungen, Browserfamilie und Hauptversion, Anwendungsversion sowie technische Zeit- und Ablaufangaben. Sie werden über unseren Anwendungsserver weitergeleitet. Dabei werden keine IP-Adressen der Nutzenden, Nutzer- oder Teamkennungen, Chattexte, KI-Antworten oder Cookies aus dem Browserbericht an Sentry weitergegeben. Die Überwachung zeichnet keine Bildschirmwiedergabe auf und legt dafür weder zusätzliche Cookies noch Daten im lokalen Browserspeicher an.

Bei der Telemetrie der KI-Aufrufe ist die Aufzeichnung von Eingaben und Ausgaben deaktiviert; auch Werkzeugargumente und Werkzeugergebnisse gehören nicht in die exportierte Telemetrie. Dies ist von den internen inhaltlichen Aufrufprotokollen nach Abschnitt 4.4 zu unterscheiden.

Technische Vorgangskennungen können Browser- und Servervorgänge verbinden. Die Daten sind deshalb pseudonymisiert, nicht anonym. Ereignisdaten werden im verwendeten bezahlten Tarif regulär 90 Tage aufbewahrt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse besteht an der Erkennung, Zuordnung und Behebung von Störungen. Empfänger und Region stehen in Abschnitt 5.

4.8 Cookies und Einstellungen auf eurem Gerät

agents. verwendet keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Für die Anmeldung werden ein Sitzungs-Cookie und ein kurzlebiger, signierter Zwischenspeicher für Sitzungsdaten verwendet. Weitere Cookies speichern von euch genutzte Oberflächeneinstellungen: helle oder dunkle Darstellung, eingeklappte Navigation und den bereits gesehenen Einführungshinweis. Der Einführungshinweis wird konto- und teambezogen gespeichert, damit Einstellungen verschiedener Nutzender nicht vermischt werden.

Bei einer Anmeldung über karlsCORE kommt ein kurzlebiges Cookie zur sicheren Übergabe des Anmeldenachweises hinzu; nach dieser Übergabe wird es gelöscht.

Soweit das Speichern oder Auslesen für die ausdrücklich angeforderte Funktion erforderlich ist, erfolgt es nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den für Anmeldung und sicheren Betrieb genannten Grundlagen. Eure Browsereinstellungen erlauben das Löschen oder Unterbinden von Cookies; ohne die Anmelde-Cookies kann die Anmeldung nicht aufrechterhalten werden.

4.9 Rückmeldungen

Wenn ihr eine Rückmeldung zu einer Antwort abgebt, verarbeiten wir eure Bewertung, einen gegebenenfalls eingegebenen Kommentar, die Zuordnung zur betreffenden Antwort und zu eurem Konto sowie den Zeitpunkt. Rückmeldungen sind nicht allgemein für andere Teammitglieder sichtbar. Berechtigte sblum-Mitarbeitende können sie zur Bearbeitung und Qualitätsverbesserung einsehen. Dieser gesonderte Rückmeldungszugriff erscheint nicht im Zugriffsprotokoll eures Teams.

Grundlage für die Bearbeitung freiwilliger Rückmeldungen und die Verbesserung unserer Antwortqualität ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit dazu im Auftrag gespeicherte Arbeitsinhalte geöffnet werden, gelten zusätzlich die Grenzen aus Abschnitt 7. Rückmeldungen mit Bezug zu einer Conversation folgen deren Löschfrist. Die Rückmeldung innerhalb von agents. ist keine Freigabe zur Nutzung eurer Inhalte für das Modelltraining eines externen KI-Anbieters.

4.10 Skills und Textbausteine

Skills sind wiederverwendbare Anweisungen, Textbausteine wiederverwendbare Textstücke für das Eingabefeld. Persönliche Skills und Textbausteine gehören eurem Konto und gelten in allen Teams, in denen ihr Mitglied seid; sie sind nur für euch sichtbar. Ihr könnt sie an ausgewählte Mitglieder desselben Teams freigeben. Ein Team-Admin kann einen eigenen oder einen erhaltenen Skill als eigenständige Team-Kopie übernehmen, die alle Mitglieder des Teams nutzen und kopieren und die Admins ändern und löschen. Eine Freigabe endet dauerhaft, sobald die Mitgliedschaft des Gebenden oder des Empfangenden im Team endet. Eine Team-Kopie bleibt bestehen, wenn die Quelle gelöscht wird oder die ursprüngliche Person das Team verlässt oder ihr Konto gelöscht wird.

Wählt ihr einen Skill aus, wird sein Inhalt mit der Anfrage an das Modell übermittelt (Abschnitt 6.1). Von Skills, die ihr für die automatische Auswahl eingeschaltet habt, gehen Name und Beschreibung mit jeder Anfrage an das Modell; ihr vollständiger Inhalt erst, wenn das Modell den Skill auswählt; Skills erteilen dem Modell dabei keine zusätzlichen Werkzeuge oder Berechtigungen. Persönliche Skills und Textbausteine werden gelöscht, wenn euer Konto gelöscht wird. Inhalte von Skills und Textbausteinen werden im Änderungsprotokoll (Abschnitt 4.13) nicht als Werte gespeichert.

4.11 Hilfe-Assistent „Agi & Hilfe“

Wenn sblum den Hilfe-Assistenten freigeschaltet hat, könnt ihr in einem Seitenpanel Fragen zur Bedienung stellen. Der Assistent bezieht die Seite ein, von der ihr ihn öffnet, und – nur wenn ihr es ausdrücklich auswählt – ungespeicherte Entwürfe. Ihr Verlauf gehört jeweils einer Person in einem Team und ist für andere Teammitglieder, Team-Admins und die Conversations des Teams nicht sichtbar. Der Assistent kann Skills oder Textbausteine für euch nur als vollständige Vorschau vorbereiten; gespeichert wird erst, wenn ihr zustimmt. Persönliche Aktionen aus einer Conversation öffnen dieses Panel mit eurer Nachricht als ungesendeten Entwurf.

Für die Antworten dient ein selbst betriebenes Modell (GLM 5.3 Flash) über unsere Vermittlungsstelle. Ein externer Ersatzdienst ist für den Hilfe-Assistenten nicht vorgesehen. Ob die Vermittlungsstelle für dieses Modell im Störungsfall dennoch auf Privatemode ausweicht (Abschnitt 6.2), wird noch bestätigt.

Der Verlauf bleibt gespeichert, bis ihr ihn löscht, eure Mitgliedschaft im Team dauerhaft endet oder euer Konto gelöscht wird. Bei vorübergehender Deaktivierung bleibt er erhalten, ist aber gesperrt. Die inhaltsfreien technischen Aufrufnachweise (Zeitpunkt, Verbrauch, Ergebnis) gehören zum Verlauf und werden mit ihm gelöscht. Der Verlauf wird nicht für die Abrechnung gegenüber Kunden verwendet.

Grundlage ist die Bereitstellung des Dienstes für das Team; sblum handelt hierbei als Auftragsverarbeiter.

4.12 Diktat per Mikrofon

Wenn sblum das Diktat freigeschaltet hat, zeigt das Eingabefeld ein Mikrofon. Beim Diktieren nimmt euer Browser nach Freigabe des Mikrofons kurze Sprachabschnitte (bis 15 Sekunden) auf und sendet sie an unseren Server, der sie an die Transkriptionsroute der Vermittlungsstelle weiterreicht. Der erkannte Text erscheint nur als Entwurf im Eingabefeld und wird erst mit eurem Senden Teil der Conversation. Audio und Transkript werden von agents. nicht gespeichert, nicht protokolliert und nicht abgerechnet. Die Vermittlungsstelle protokolliert Zeitpunkt, Modell, Zielsystem, Schlüsselbezeichnung, Browserkennung und Dauer, aber weder Audio noch Text. Wo das Erkennungsmodell Daten verarbeitet, ist noch nicht abschließend bestätigt.

Stimmaufnahmen können biometrische Daten sein. Wir nutzen sie ausschließlich zur Umwandlung in Text, nicht zur Identifizierung einer Person. Diktiert nur, was euer Unternehmen verarbeiten darf (Abschnitt 6.5). Die Rechtsgrundlage der Umwandlung von Sprache in Text ist die Bereitstellung der Funktion für das Team; ob und wie diese Verarbeitung nach Art. 9 DSGVO einzuordnen ist, ist noch nicht abschließend geklärt.

4.13 Änderungsprotokoll

Zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit protokollieren wir Änderungen an Team-Einstellungen, zum Beispiel an Mitgliedschaften, Workflows, Agents, Werkzeug-Freigaben, Team-Variablen, Skills und Textbausteinen des Teams. Gespeichert werden Zeitpunkt, Art der Änderung (angelegt, geändert, gelöscht, angezeigt), betroffenes Objekt, Team und die handelnde Person als Kennung; bei Mitgliedschaften zusätzlich die betroffene Person und die Rolle. Werte werden nur für ausdrücklich freigegebene Felder wie Namen, Rollen und Schalter gespeichert. Inhalte wie Anweisungen, Skill- und Textbausteintexte oder Werte von Team-Variablen werden nur als „geändert“ vermerkt, Zugangsdaten und Geheimnisse gar nicht; das Anzeigen eines Geheimnisses wird nur als Ereignis festgehalten. Conversations, Nachrichten, Wissensdokumente, Workflow-Ausführungen und persönliche Skills und Textbausteine werden nicht protokolliert.

Einsehen können das Protokoll nur Administratoren von sblum; jeder Zugriff wird im Zugriffsprotokoll der Verwaltung erfasst. Die Einträge werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Einträge bleiben nach einer Team-Löschung bis zum Ablauf der 12 Monate erhalten; ob die Personenkennungen darin dann entfernt werden, ist noch nicht entschieden.

5. Empfänger und Verarbeitungsorte

Für den technischen Betrieb werden folgende Dienste eingesetzt. Soweit ein Dienst personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist die Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO vertraglich abzusichern. Nicht jeder Dienst verarbeitet jede Datenart.

Hetzner stellt die Infrastruktur für den Anwendungsbetrieb und die zusätzliche Sicherung bereit. Bunny.net leitet Zugriffe über sein verteiltes Netz und verarbeitet dabei Zugriffsdaten einschließlich der IP-Adresse. Auch die öffentlichen Formularseiten der Workflows laufen über dieses Netz, sodass dort die Zugriffsdaten nach Abschnitt 4.6 entstehen. Die Nutzung dieser Betriebsdienste dient der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Anwendung und beruht bei unseren eigenen Verarbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Kundeninhalte gilt die in Abschnitt 2 erläuterte Auftragsverarbeitung.

Weitere Informationen: Hetzner-Datenschutz (https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/), Bunny-Datenschutz (https://bunny.net/privacy/), Sentry EU-Region (https://www.sentry.help/en/articles/13964378-sentry-s-eu-region-faq) und Sentry-Vertragsbedingungen zur Datenverarbeitung (https://sentry.io/legal/dpa/).

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Ein Sitz des Vertragspartners in der EU bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung in der EU stattfindet. Insbesondere bei OpenAI und Anthropic sind Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen. Auch das weltweite CDN, Sentry als US-Anbieter und Brave haben Drittlandbezüge.

Solche Übermittlungen benötigen zusätzlich zur Rechtsgrundlage der jeweiligen Verarbeitung die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Dazu können ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln gehören. Diese Klauseln verpflichten die beteiligten Unternehmen zum Schutz der übermittelten Daten; sie schließen ausländische behördliche Zugriffe nicht technisch aus.

Die veröffentlichten Datenschutzvereinbarungen von OpenAI (https://openai.com/policies/data-processing-addendum/), Anthropic (https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum) und Sentry (https://sentry.io/legal/dpa/) enthalten Regelungen zu internationalen Übermittlungen einschließlich Standardvertragsklauseln. Auskunft über die für eine konkrete Übermittlung herangezogenen Garantien und eine Kopie dieser Garantien könnt ihr über die Kontakte in Abschnitt 3 erhalten. Für Brave ist die besondere Abgrenzung in Abschnitt 6.6 zu beachten; eine pauschale Gleichsetzung aller Anbieter ist nicht möglich.

Darüber hinaus erhalten Daten nur diejenigen weiteren Empfänger, denen sie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, zur zulässigen Geltendmachung von Ansprüchen oder auf einer anderen tragfähigen Rechtsgrundlage offengelegt werden müssen.

6. KI-Modelle, Websuche und verbundene Dienste

6.1 Welche Inhalte an ein Modell übermittelt werden

Bei einer Nachricht stellt unser Server den benötigten Kontext zusammen. Dazu gehören der bisherige Verlauf der Conversation, eure neue Nachricht, die Vornamen der beteiligten Verfasser zur Zuordnung von Nachrichten, Dateinamen und ausgelesene Texte von Chat-Anhängen, angehängte Bilder (Abschnitt 4.2), Inhalte von euch ausgewählter Skills und Textbausteine, Name und Beschreibung der Skills mit automatischer Auswahl (Abschnitt 4.10) sowie grundlegende Systemangaben wie Datum und Ausgabesprache.

Bei einem Agent kommen dessen Persona-Anweisungstext, die benötigten Konfigurationswerte und gegebenenfalls passende Wissensausschnitte hinzu. Diese Ergänzungen entfallen bei Agi. Werden Werkzeuge genutzt, können deren Beschreibungen und Ergebnisse ebenfalls an das Modell gehen. Der übermittelte Kontext kann damit personenbezogene Daten enthalten, die ihr selbst oder andere Personen vorher eingebracht haben.

6.2 Welche Modelle und Anbieter eingesetzt werden

Alle Modellanfragen werden über eine von sblum betriebene Vermittlungsstelle in Deutschland geleitet. Der Standort dieser Vermittlungsstelle bestimmt jedoch nicht den Ort der anschließenden Modellverarbeitung.

Agi nutzt das Modell, das die Conversation beim Anlegen erhält (zunächst die Voreinstellung von sblum, vor der ersten Nachricht änderbar). Der Verarbeitungsort dieses Modells wird wie bei Agents ausgewiesen; es gelten die Zeilen der folgenden Tabelle.

Bei den eigenen Qwen-/GLM-/GPT-OSS-Modellen kann die Vermittlungsstelle bei einer Störung automatisch Privatemode als Ersatz verwenden. Deshalb bedeutet die Auswahl eines solchen Modells nicht, dass die Anfrage unter allen Umständen ausschließlich auf eigener sblum-Infrastruktur bleibt. Welche Modelle für euer Team zur Verfügung stehen, richtet sich nach dessen Freischaltung und, bei Agents, nach der Wahl eures Team-Admins. Verarbeitungshinweise müssen den möglichen Ersatzweg mit abdecken.

Ein Team-Admin kann für einen Agent ausdrücklich ein Modell aus der Auswahl der Plattform wählen, auch eines, das außerhalb der EU verarbeitet; dafür verlangt agents. vor dem Speichern eine ausdrückliche Bestätigung, die den Verarbeitungsort und die Wirkung für künftige Antworten des Teams nennt. Ohne eigene Wahl gilt das Modell, das sblum für den Agent vorsieht. Bereits begonnene Antworten behalten ihr Modell. Wird einer Conversation ein Agent hinzugefügt, dessen Modell außerhalb der EU verarbeitet, ist ebenfalls eine ausdrückliche Bestätigung nötig.

Die Anbieter sind die tatsächlichen Betreiber des Dienstes. Ein Modellname allein benennt nicht den Datenempfänger: Ein bei Privatemode betriebenes GPT-OSS-Modell bedeutet beispielsweise keine zusätzliche Übermittlung an dessen ursprünglichen Modellentwickler.

Zur Anbieteridentität und Verarbeitung: OpenAI-DPA (https://openai.com/policies/data-processing-addendum/), Anthropic-Geschäftsbedingungen (https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms), Anthropic-Verarbeitungsorte (https://privacy.claude.com/en/articles/7996890-where-are-your-servers-located-do-you-host-your-models-on-eu-servers), Edgeless-Impressum (https://www.edgeless.systems/imprint) und Privatemode-Sicherheitsbeschreibung (https://docs.privatemode.ai/security/).

6.3 Speicherung und Modelltraining bei den Anbietern

OpenAI: Für die direkte API ist die optionale Datenfreigabe deaktiviert; Inhalte werden nicht für das allgemeine Modelltraining freigegeben. Unsere Aufrufe deaktivieren die zusätzliche Speicherung von Responses zur späteren Wiederverwendung. Das schaltet die Missbrauchsüberwachung nicht ab: Deren Protokolle können Eingaben und Antworten enthalten und regulär bis zu 30 Tage bleiben; gesetzliche Anforderungen oder notwendige Schutzmaßnahmen können längere Speicherung begründen. Technische Zwischenspeicher sind davon zu unterscheiden. Eine Sondervereinbarung über Zero Data Retention, also den Verzicht auf bestimmte Aufbewahrung, besteht nicht. OpenAI-Datenkontrollen: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.

Anthropic: Für die kommerzielle API sehen die Standardbedingungen keine Nutzung der Kundeninhalte zum Modelltraining vor. Eingaben und Antworten werden regulär innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Ausnahmen betreffen insbesondere Sicherheitsprüfungen bestimmter Modelle, die Durchsetzung von Nutzungsregeln und gesetzliche Pflichten. Bei als Regelverstoß markierten Inhalten nennt Anthropic bis zu zwei Jahre für Eingaben und Antworten und bis zu sieben Jahre für Sicherheitsbewertungen. Eine individuelle Vereinbarung über Zero Data Retention besteht nicht. Geschäftsbedingungen: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms; Aufbewahrungsregeln: https://privacy.claude.com/en/articles/7996866-how-long-do-you-store-my-organization-s-data.

Privatemode: Laut Anbieter können weder Edgeless Systems noch der Infrastrukturbetreiber die verschlüsselt verarbeiteten Eingaben und Antworten einsehen. Nach abgeschlossener Verarbeitung werden sie nicht dauerhaft als Anfrage und Antwort gespeichert; vorübergehender Verarbeitungszustand kann im geschützten Arbeitsspeicher zwischengespeichert bleiben. Betriebsmetadaten, etwa IP-Adresse des anfragenden Systems, Zeitpunkt und Nutzungsumfang, bleiben bis zu 90 Tage. Tokenmengen je API-Schlüssel werden für Abrechnungszwecke ohne feste Löschfrist gespeichert. Privatemode-FAQ: https://docs.privatemode.ai/getting-started/faq/.

Eigene Modelle: Wir verwenden eure Eingaben und Antworten nicht zum Weitertrainieren unserer eigenen Sprachmodelle. Die Speicherung in agents. einschließlich der inhaltlichen Aufrufprotokolle besteht unabhängig davon und richtet sich nach Abschnitt 10. Die Prüfung und Verbesserung von Persona-Anweisungen nach Abschnitt 7 ist vom Training eines Sprachmodells zu unterscheiden.

Die Löschung einer Conversation in agents. beendet nicht rückwirkend eine bereits erfolgte Übermittlung. Die beim Empfänger geltenden Löschabläufe und rechtlichen Ausnahmen sind gesondert zu berücksichtigen.

6.4 Keine automatische Entscheidung mit Rechtswirkung

agents. erzeugt Vorschläge und unterstützt die Bearbeitung von Aufgaben. Die Plattform trifft selbst keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wie euer Unternehmen Ergebnisse anschließend verwendet, liegt in dessen Verantwortung.

KI-Antworten können unrichtige Angaben enthalten, auch über Personen. Prüft Ergebnisse vor ihrer Verwendung. Für die Berichtigung oder Löschung gespeicherter personenbezogener Angaben könnt ihr die Kontakte in Abschnitt 12 nutzen.

6.5 Umgang mit sensiblen Angaben

Gebt nur solche personenbezogenen Daten ein, die für eure Aufgabe erforderlich sind und deren Verarbeitung euer Unternehmen erlaubt und rechtlich abgesichert hat. Gesundheitsdaten, Angaben zur Religion oder sexuellen Orientierung, biometrische Identifizierungsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO benötigen zusätzliche Voraussetzungen. Das gilt ebenso für besonders geschützte Berufsgeheimnisse und Daten über Straftaten.

Ein Standort in Deutschland oder der EU macht eine solche Verarbeitung nicht von sich aus zulässig. Berücksichtigt auch externe Ersatzmodelle, aktivierte Websuche und verbundene Dienste. Das Einschalten einer Funktion ersetzt keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage.

6.6 Websuche mit Brave

Wenn die Websuche für die Conversation verfügbar und nicht ausgeschaltet ist, kann das Modell während einer Antwort Suchanfragen bilden. Diese werden über unseren Server an die Brave Search API von Brave Software, Inc. in den USA gesendet. Suchbegriffe entstehen aus dem Kontext eurer Anfrage und können deshalb personenbezogene Angaben enthalten. Es wird nicht allein deshalb der gesamte Chat an Brave geschickt; maßgeblich ist der Inhalt der jeweiligen Suchanfrage.

Suchergebnisse können in die weitere Modellanfrage eingehen. Verwendete Quellen werden bei der Antwort angezeigt. Inhaltliche Werkzeugaufzeichnungen können die Anfrage und Ergebnisse außerdem nach Abschnitt 4.4 enthalten.

Brave nennt für Suchanfrageprotokolle eine reguläre Aufbewahrung von höchstens 90 Tagen für Abrechnung und Fehlerklärung, vorbehaltlich rechtlicher Verpflichtungen. Eine besondere Nichtaufbewahrungsvereinbarung besteht nicht. Brave nimmt Suchanfragedaten ausdrücklich vom veröffentlichten Standard-AVV aus. Daraus folgt nicht, dass eine Suchanfrage mit einem Namen oder anderen personenbezogenen Angaben anonym ist. Datenschutzinformation der Brave Search API: https://api-dashboard.search.brave.com/privacy-policy.

Die Suche dient der Ergänzung eurer Antwort durch aktuelle externe Informationen. Bei Arbeitsinhalten erfolgt sie im Rahmen der vom Unternehmen verantworteten Nutzung; die Funktionsfreigabe in der Conversation ist keine gesonderte datenschutzrechtliche Einwilligung.

6.7 Vom Team verbundene Dienste

Team-Admins können externe Dienste über MCP verbinden, eine technische Schnittstelle für Werkzeuge. Das Team wählt den Dienst aus und genehmigt die Werkzeuge, die verwendet werden dürfen. Für die Verbindung können Zugangsdaten eines Teams oder eine persönliche Anmeldung beim externen Dienst erforderlich sein. Benötigte Zugangsdaten beziehungsweise Zugriffstoken werden serverseitig verschlüsselt gespeichert und gemäß ihrem persönlichen oder gemeinsamen Geltungsbereich verwendet.

Ist eine Verbindung für eine Conversation wirksam, kann das Modell innerhalb der freigegebenen Werkzeuge Aufrufe auswählen und deren Eingabewerte bestimmen. Dabei können Angaben aus dem Chat an den verbundenen Dienst gelangen. Zurückgelieferte Inhalte können in die weitere Anfrage an das KI-Modell und in die inhaltlichen Aufrufprotokolle eingehen. Gesonderte technische Aufrufnachweise enthalten Metadaten, keine vollständigen Werkzeugargumente oder Ergebnisse.

Ein Werkzeug des verbundenen Dienstes kann Daten nicht nur lesen, sondern je nach Freigabe auch verändern oder Aktionen auslösen. Die Anbieter, Verarbeitungsorte, Speicherfristen und Vertragsbedingungen richten sich nach der jeweils eingerichteten Verbindung. Euer Unternehmen muss ihre Zulässigkeit prüfen und euch über den konkreten Einsatz informieren. Unsere eigenen Pflichten für die Verarbeitung in agents. bleiben davon unberührt.

6.8 Workflows

Mit Workflows richtet ein Team-Admin eine Abfolge ein, die im Hintergrund läuft: Daten kommen über eine Trigger-Adresse von einem anderen System des Teams (zum Beispiel make.com, n8n oder Zapier) oder über ein öffentliches Formular, ein oder mehrere Schritte mit einem Agent oder einem Standard-Chat verarbeiten sie, optional bestätigt ein Mitglied das Ergebnis oder eine KI prüft es nach Regeln des Teams, und das Ergebnis wird an eine vom Team benannte Adresse gesendet. Schritte können die vom Team genehmigten Werkzeuge nach Abschnitt 6.7 nutzen, dabei aber nur mit Zugangsdaten des Teams, nie mit der persönlichen Anmeldung einer Person.

Wer verantwortlich ist. Das Team bestimmt, welche Daten in den Workflow gelangen, wohin sie gesendet werden und welche Personen sie betreffen; für Eingang, Auswahl der Ziele und Weiterverarbeitung ist euer Unternehmen verantwortlich, sblum handelt als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2). Das gilt auch für Personen, die ein öffentliches Formular ausfüllen, ohne ein Konto zu haben: Sie geben ihre Angaben an das Team, nicht an sblum als Verantwortlichen. Die Seiten dieser Formulare werden über eine eigene Adresse (workflow.sblum.ai) von sblum ausgeliefert.

Welche Daten. Gespeichert werden die empfangenen Daten, die Ergebnisse der Schritte, das Protokoll der Schritte und die Zustellversuche. Ein Formular kann bis zu 20 Felder (Text, E-Mail-Adresse, mehrzeiliger Text) enthalten; Angaben darin können personenbezogen sein. Felder, deren Name mit einem Unterstrich beginnt, gehen nicht an die KI, sondern nur unverändert durch den Ablauf. Die Inhalte eines Schritts gehen wie in Abschnitt 6.1 an das Modell des Schritts; bei „KI prüft“ kann zusätzlich ein Entscheidungsmodell (ein Modell, das auf gestellte Fragen mit Wahrscheinlichkeiten antwortet, statt Text zu schreiben) über dieselbe Vermittlungsstelle angefragt werden. Wo dieses Entscheidungsmodell Daten verarbeitet, ist noch nicht abschließend bestätigt.

Schutz vor Missbrauch. Zum Begrenzen der Anfragen je Absender wird die vom Auslieferungsnetz gelieferte IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers gezählt (IPv6 auf den Netzbereich zusammengefasst); sie wird nicht gespeichert und nicht protokolliert. Das Formular verlangt außerdem eine kleine Rechenaufgabe im Browser (Proof-of-Work), die ohne Drittanbieter geprüft wird; ein Aufruf eines Drittdienstes erfolgt dafür nicht. Sicherheitsereignisse aus Workflow-Läufen tragen das Team, aber keine Person.

Empfänger. Das Ergebnis wird signiert an die Adresse gesendet, die das Team für den Workflow festlegt. Diese Empfänger liegen außerhalb von sblum; Anbieter, Ort und Aufbewahrung bestimmt das Team. Mitglieder können eine Zustellung erneut senden, Team-Admins verwalten Ziel und Geheimnisse.

Dauer. Die Inhalte einer Ausführung (empfangene Daten, Ergebnisse, Schrittprotokoll, Zustellversuche) werden 90 Tage nach ihrem Ende gelöscht; Status, Zeitpunkte und die Kennung der entscheidenden Person bleiben stehen. Eine Ausführung mit noch ausstehender Zustellung (etwa nach erneutem Senden) wird erst danach bereinigt. Eine Ausführung, über die 90 Tage niemand entscheidet, läuft ab, ihre Inhalte werden gelöscht und nichts wird gesendet. Abrechnungs- und Nutzungszeilen bleiben nach Abschnitt 10.1 bestehen. Workflows stehen derzeit für karlsCORE-Teams nicht zur Verfügung.

Grundlage ist die Bereitstellung des Dienstes für das Team. Eine eigene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Angaben von Formular-Einsendern durch das Team nennen wir hier nicht; sie muss das Team festlegen und den Einsendern mitteilen. Welche Hinweise Teams den Einsendern auf der Formularseite geben müssen, ist noch nicht abschließend geklärt.

7. Zugriff durch berechtigte sblum-Mitarbeitende

Berechtigte Systemadministratoren von sblum können Kundeninhalte einschließlich nicht freigegebener Conversations einsehen. Das ist ein gesonderter Verwaltungszugriff und keine Berechtigung gewöhnlicher Team-Admins.

Die Anwendung sieht dafür zwei Zwecke vor: die Bearbeitung von Supportfällen und die Verbesserung der Persona-Anweisungen. Vor dem Zugriff wird ein Zweck angegeben. Der Zugriff wird mit Person, Zweck und Zeitpunkt protokolliert. Normale Teamzugänge bleiben auf die jeweils berechtigten Daten beschränkt.

Sichtbar sein können vollständige Nachrichten, verwendete Modelle und Persona-Versionen, Nutzungszahlen sowie die zur Anfrage gespeicherten Eingabewerte, Wissensausschnitte und Werkzeugdaten sowie, bei Workflows, empfangene Daten, Ergebnisse und Schrittprotokolle einer Ausführung. Der getrennte Zugriff auf Rückmeldungen ist in Abschnitt 4.9 beschrieben.

Bei Support im Auftrag eures Unternehmens handeln wir auf dessen Weisung. Soweit wir eigene berechtigte Interessen an Fehlerklärung und Qualitätsverbesserung verfolgen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die vorgesehene Grundlage; dabei sind die Interessen und Vertraulichkeitserwartungen der betroffenen Personen zu berücksichtigen. Eine zulässige Vertrags- und Weisungsgrundlage für Kundeninhalte bleibt erforderlich. Die technische Möglichkeit und die Auswahl eines Zwecks allein berechtigen nicht zu beliebiger Nutzung oder Weitergabe.

Die Verbesserung einer Persona betrifft die von sblum gestalteten Anweisungen für Antworten. Sie ist keine Freigabe, Kundeninhalte an einen KI-Anbieter zum allgemeinen Modelltraining weiterzugeben.

8. Sichtbarkeit innerhalb des Teams

Ob eine neue Conversation zunächst nur für die erstellende Person sichtbar ist oder von Beginn an für das Team freigegeben, richtet sich nach der Voreinstellung, die ein Team-Admin für das Team festlegt; die erstellende Person kann sie für ihre Conversation ändern. Eine private Conversation wird erst durch die Freigabe der erstellenden Person für andere Teammitglieder zugänglich und gemeinsam fortsetzbar. Auch ein Team-Admin erhält durch seine Rolle keinen Zugang zu nicht freigegebenen Conversations. Für berechtigte Aufrufe wird der letzte Besuch eines Mitglieds erfasst.

Team-Admins verwalten Mitglieder, Agent-Konfigurationen, Team-Variablen, Wissensdokumente und Verbindungen im Rahmen ihrer Berechtigungen. Die Verwaltungsrolle hebt die Vertraulichkeitsgrenze privater Conversations nicht auf.

Bei einem Austritt können freigegebene Arbeitsinhalte im Team verbleiben. Deaktivierung eines Zugangs, Neutralisierung der Autorzuordnung und Löschung von Inhalten sind unterschiedliche Vorgänge; Abschnitt 10 erläutert sie.

9. Zugang über karlsCORE

Wenn euer Unternehmen karlsCORE verwendet, kann der Zugang von dort gestartet werden. Dabei erhält agents. die für Konto und Teamzuordnung erforderlichen Angaben und legt das Konto beziehungsweise die Zuordnung an oder erkennt sie wieder. Für die Nutzungsabrechnung werden begrenzte Zuordnungs- und Mengenangaben an karlsCORE übermittelt.

Diese Anbindungen übertragen keine Conversation-Inhalte. Für die Verarbeitung innerhalb von karlsCORE gelten dessen Datenschutzinformationen und die Informationen eures Unternehmens. Ein über karlsCORE angelegtes Konto kann zusätzlich die in agents. angebotenen gewöhnlichen Anmeldewege verwenden.

10. Speicherfristen, Export und Löschung

10.1 Fristen in agents.

Die Fristen für Rechnungsbelege ergeben sich insbesondere aus § 147 AO (https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) und § 257 HGB (https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html). Eine aus einem konkreten Vorfall notwendige Beweissicherung oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht kann im erforderlichen Umfang eine längere Speicherung begründen. Solche Daten werden auf diesen Zweck beschränkt und nach dessen Ende gelöscht; dies rechtfertigt keine allgemeine Verlängerung für sämtliche Teamdaten.

Die eigenständigen Speicherregeln externer KI- und Suchanbieter stehen in Abschnitt 6. Eine in agents. geltende kürzere Frist verkürzt diese nicht automatisch.

10.2 Löschung während der Nutzung und Ausscheiden einer Person

Bei einer berechtigten Löschung werden die betroffenen Inhalte unmittelbar aus dem aktiven Datenbestand entfernt. Das umfasst die zugehörigen Inhaltskopien, insbesondere extrahierte Texte, Suchrepräsentationen und inhaltliche Aufrufaufzeichnungen. Für Bild-Objekte gilt die Einschränkung in Abschnitt 10.1. Für Sicherungen gilt Abschnitt 10.4.

Wenn eine Person das Team verlässt, wird zunächst ihr Zugang zu diesem Team deaktiviert. Auf Weisung des verantwortlichen Unternehmens werden Profilbezug und Autorzuordnung im betreffenden Umfang neutralisiert. Andere, weiterhin berechtigte Teammitgliedschaften werden dadurch nicht pauschal gelöscht.

Ein neutraler Autorenname macht den Nachrichtentext nicht automatisch anonym. Personenbezogene Angaben im Text oder in Dateiinhalten müssen gesondert berücksichtigt werden. Auf entsprechende Weisung werden auch von der Person erstellte Conversations und ihre Nachrichten in geteilten Conversations sowie zugehörige Inhaltskopien gelöscht. Ein personenbezogenes Löschersuchen wird nicht allein deshalb ausgeschlossen, weil die Angaben in einer Nachricht einer anderen Person stehen.

Die datenschutzrechtliche Prüfung und Weisung durch das verantwortliche Unternehmen sind von der Berechtigung einer Person zu unterscheiden, selbst Inhalte zu öffnen. Ein Lösch- oder Exportvorgang schafft keinen allgemeinen Team-Admin-Zugang zu privaten Conversations.

10.3 Vertragsende und Export

Nach Vertragsende besteht ein Exportfenster von 30 Tagen. Ein autorisierter Vertreter des Unternehmens kann die Übergabe der Teamdaten anfordern. Die Bereitstellung erfolgt nach Prüfung der Berechtigung und Weisung über sblum; ein vollständiger Export ist nicht mit einem gewöhnlichen Einsichtsrecht eines Team-Admins in private Conversations gleichzusetzen.

Der Export wird als ZIP mit strukturierten JSON-Daten und lesbaren Markdown-Dateien bereitgestellt. Er umfasst Conversations mit Nachrichten und angehängten Bildern, Agent-Konfigurationen, Team-Variablen, Mitgliederangaben, Skills und Textbausteine des Teams, Workflows mit ihren Ausführungen sowie vorhandene Originaldateien der Wissensdokumente mit Dateiliste. Originale von Dokument-Anhängen sind nicht enthalten, weil diese nach der Textextraktion nicht gespeichert bleiben. Die bereitgestellten Downloadmöglichkeiten sind zeitlich begrenzt.

Spätestens 30 Tage nach Vertragsende werden die aktiven Teamdaten und von uns bereitgestellten Exportkopien gelöscht. Die in Abschnitt 10.1 beschriebenen, zweckgebunden weiter benötigten Nachweise sind davon ausgenommen, ebenso die dort genannten Reste von Bild-Objekten. Vom Unternehmen bereits heruntergeladene Kopien liegen in dessen Verantwortung.

10.4 Sicherungskopien

Automatische Sicherungen der Datenbank bei UpCloud werden für drei Tage vorgehalten. Zusätzliche Datenbanksicherungen werden in Hetzners Objektspeicher in Falkenstein gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht. Diese Fristen beginnen mit der Erstellung der jeweiligen Sicherung.

Aus einer bestehenden Sicherung werden einzelne Datensätze nicht gesondert herausgelöst. Daher können bereits aus dem aktiven Bestand gelöschte Angaben noch bis zum Ablauf der Sicherung, höchstens weitere 30 Tage, vorhanden sein. Die Sicherungen dienen der Wiederherstellung und werden nicht für den normalen Produktbetrieb verwendet. Bei einer Wiederherstellung werden zwischenzeitliche Löschungen vor erneuter regulärer Nutzung berücksichtigt.

Für die vollständige Teamlöschung bedeutet dies: aktive Daten spätestens 30 Tage nach Vertragsende, verbliebene Datenbankkopien bei Ausschöpfung dieser Frist spätestens weitere 30 Tage danach. Gesetzlich erforderliche Nachweise und eigenständige Aufbewahrung externer Empfänger sind davon zu unterscheiden.

11. Datensicherheit

Wir schützen Daten durch verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Zugriffe, technische Trennung der Teams und einen gesondert abgesicherten Verwaltungszugang. Private Conversations unterliegen zusätzlich einer benutzerbezogenen Zugriffsbeschränkung. Passwörter werden als Hashwerte und nicht im Klartext gespeichert; gespeicherte Zugangsdaten verbundener Dienste werden verschlüsselt.

Schutzprüfungen begrenzen unter anderem unzulässige Zugriffe und das Auslesen interner Persona-Anweisungen. Sie sind keine Garantie für fehlerfreie KI-Antworten oder dafür, dass beliebige externe Inhalte ungefährlich sind. Insbesondere Inhalte und Aktionen der von einem Team ausgewählten Dienste müssen im Rahmen ihrer Nutzung beurteilt werden.

Ein vollständiger Schutz vor sämtlichen Sicherheitsrisiken ist nicht möglich. Wir überprüfen die Schutzmaßnahmen und passen sie an die Verarbeitung an.

12. Eure Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen habt ihr folgende Rechte:

• Auskunft über eure personenbezogenen Daten, Zwecke, Herkunft, Empfänger und Speicherfristen nach Art. 15 DSGVO.
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Angaben nach Art. 16 DSGVO.
• Löschung nach Art. 17 DSGVO, insbesondere wenn der Verarbeitungszweck entfällt und keine entgegenstehende Pflicht oder Ausnahme besteht.
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung automatisiert auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die weiteren Voraussetzungen vorliegen.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 21 DSGVO.
• Widerruf einer Einwilligung, soweit eine Verarbeitung darauf beruht. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Wendet euch an die Kontakte in Abschnitt 3. Betrifft eine Anfrage Daten, die wir im Auftrag eures Unternehmens verarbeiten, unterstützen wir dieses bei der Bearbeitung und leiten die Anfrage erforderlichenfalls weiter. Ihr könnt euch auch unmittelbar an euer Unternehmen wenden. Diese Zuständigkeitsverteilung beseitigt eure Rechte nicht.

Einschränkung der Verarbeitung

Eine Einschränkung kommt insbesondere in Betracht, solange die Richtigkeit bestrittener Daten geprüft wird, wenn ihr bei unrechtmäßiger Verarbeitung statt der Löschung eine Einschränkung verlangt, wenn ihr nicht mehr benötigte Daten für Rechtsansprüche braucht oder solange über einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO entschieden wird. Eingeschränkte Daten dürfen abgesehen von ihrer Speicherung nur unter den besonderen Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO weiterverarbeitet werden.

Widerspruch bei besonderen Umständen

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO könnt ihr aus Gründen eurer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir beenden die betreffende Verarbeitung, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich bleibt.

Beschwerde

Ihr könnt euch bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an eurem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für die sblum GmbH ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Andere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe bleiben unberührt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert, etwa durch zusätzliche Anbieter, Funktionen oder Speicherregeln. Maßgeblich ist die auf agents.sblum.ai/datenschutz veröffentlichte Fassung.

Stand: 20. Oktober 2026.